Export de publications : Foire à questions

Il suffit d’avoir un idHAL. L’idHAL est l’identifiant unique et pérenne d’un auteur sur HAL. Pour créer son idHAL : voir la rubrique 3 de la FAQ. Pour obtenir l’export le plus fiable et le plus complet possible, vos données doivent être à jour dans HAL INRAE. La qualité de l'export dépend des informations présentes dans HAL. Il peut être incomplet, les publications peuvent ne pas se trouver ventilées dans les bonnes rubriques etc. Il vous appartient de vérifier et de rectifier au besoin l’exhaustivité des données, leur exactitude et l'affichage des publications dans les rubriques pertinentes. Voir la rubrique 5 de la FAQ.

Accédez à toutes les informations utiles pour créer votre compte dans HAL en cliquant ici.

Visionnez le tuto vidéo pour savoir comment créer et gérer votre idHAL en cliquant ici.

L’équipe du Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD, unité mixte de service qui gère HAL) proposera à partir de septembre 2022 des formations à la création de l’idHAL. Consultez le planning des sessions.

Connectez-vous dans HAL INRAE, en haut à droite. Au niveau de votre nom, cliquez sur “Mon profil”. Votre idHAL s’affiche dans “Informations de mon profil HAL”. Il est généralement de la forme prenom-nom.

Plusieurs raisons peuvent expliquer qu’une publication n’apparaît pas dans l’export :

• 1. la date de publication ne correspond pas au pas de temps que vous avez renseigné dans Année de début - Année de fin
• 2. la publication n’est pas liée à votre idHAL. Vous pouvez ainsi figurer comme auteur de la publication mais la forme auteur qui a été utilisée n’est pas liée à votre idHAL. Voir la rubrique 9 de la FAQ.
• 3. la publication n’a pas été déposée dans HAL. Vous pouvez procéder au dépôt : voir la rubrique 11 de la FAQ.

En cas d’erreur vous pouvez corriger les dépôts dont vous êtes propriétaires dans HAL INRAE. Utilisez dans l’export le lien présent à la fin de chaque référence bibliographique pour afficher la publication dans HAL INRAE ou la fonctionnalité “Lancer la recherche sur HAL INRAE” (proposée sur le site https://export.hal.inrae.fr/css/). En étant connecté et identifié comme auteur de la publication, vous pouvez “Modifier les métadonnées” de la notice dans HAL et ainsi procéder à des corrections. Si ce bouton n’apparaît pas, c’est que le système ne vous a pas identifié comme propriétaire de la publication. Utilisez le bouton “Demander la propriété”. Le propriétaire du dépôt recevra une demande de partage de propriété. Une fois celle-ci accordée, vous en serez notifié par mail. Vous aurez le droit de modification sur le dépôt via le bouton “Modifier les métadonnées”.

L'export affiche les publications liées à votre idHAL. Les publications qui ne sont pas liées à votre idHAL n'apparaîtront pas. Visionnez le tuto vidéo pour savoir comment créer et gérer votre idHAL en cliquant ici. L’équipe du Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD, unité mixte de service qui gère HAL) proposera à partir de septembre 2022 des formations à la création de l’idHAL. Consultez le planning des sessions.

Les sources d'alimentation de HAL sont multiples : dépôt direct par un co-auteur ou un personnel d'appui à la recherche, alimentation par des archives institutionnelles reversantes, par des éditeurs dans le cadre de contrats spécifiques (Elsevier, Springer…), etc. Ce qui multiplie d'autant l’existence de doublons. Si vous identifiez un doublon, vous pouvez utiliser le formulaire en ligne de signalement de doublon. L’équipe HAL INRAE le traitera dans les meilleurs délais.

S’il manque une publication dans votre export, vous pouvez la déposer dans HAL INRAE. Vérifiez au préalable qu’elle ne se trouve pas déjà dans HAL mais sans être liée à votre idHAL (pour lier une publication à votre idHAL : voir la rubrique 9 de la FAQ). Pour déposer une publication dans HAL INRAE vous devez avoir un compte HAL. Avoir un idHAL est aussi conseillé. Utilisez ensuite le formulaire de dépôt de publication : https://hal.inrae.fr/submit/index Le dépôt sera ensuite contrôlé par un modérateur HAL INRAE. Pour vous aider, tous les mois une open class “Déposer dans HAL INRAE” est proposée par l'équipe HAL INRAE. Consultez le planning des sessions ("Prochaines Open Class" affichées à droite). L'équipe du Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD, unité mixte de service qui gère HAL) propose aussi des formations au dépôt dans HAL. Consultez le planning des sessions.

En étant connecté dans HAL INRAE, sélectionnez le dépôt dont vous voulez demander la propriété. Utilisez le bouton “Demander la propriété” qui apparaît en bas de la notice. Le propriétaire du dépôt recevra une demande de partage de propriété. Une fois accordée vous aurez le droit de modification sur le dépôt. En savoir plus : Que veut dire “Demander la propriété” ?

HAL INRAE n’affiche que les publications pour lesquelles vous êtes affiliés à INRAE (ou INRA ou Irstea). Si vous avez publié sous une autre affiliation, cette publication n’apparaîtra pas dans HAL INRAE. S’il s’agit d’une erreur et que cette publication devrait apparaître dans HAL INRAE : reportez-vous à la rubrique 8 de la FAQ expliquant comment corriger vos données dans HAL INRAE. Remarque : l’export CSS embarque toutes vos publications, quelle que soit l’affiliation utilisée (INRAE ou non).

Si vous ne renseignez pas d'information de date dans "Année de début" et "Année de fin", l'ensemble de vos publications sera exporté.